تكون مهمة الهيئة الادارية للقافلة تنفيذ ما جاء في التعليمات التنفيذية لجماعة عرار التي جاء فيها :
قافلة جماعة عرار للتواصل الثقافي والابداعي العربي :

1) اقامة رحلات للتواصل الثقافي والابداعي العربي لاحد الدول العربية او العالمية بصورة دورية هدف هذه القافلة رحلات ثقافية ابداعية وادبية لهذه الدول يشارك فيها ادباء واديبات من كافة اصناف الادب والشعر والفن ، لتحقيق شعارعرار العرب ولكل العرب .. معا من اجل ثقافة عربية موحدة وانفتاح على الثقافات المختلفة في العالم وحوار الحضارات
2) اقامة مهرجان او امسيات قافلة جماعة عرار للتواصل الثقافي والابداعي العربي (للشعر الفصيح والنبطي والشعبي ) بمشاركة الشعراء والشاعرات المشاركين في القافلة ومن الدولة المضيفة للقافلة.
3) المشاركة في فعاليات القافلة مدفوع تكاليفها من قبل المشارك وفق ما يتم الاعلان عنه من قبل جماعة عرار بشأن القافلة المنوي اقامتها.
4) تعتمد جماعة عرار جهات سياحية وثقافية في الوطن العربي والعالم لاستقبال القافلة.
5) يصدر مجلس الادارة التعليمات التطبيقية لادارة القافلة وكذلك تتضمن كافة شروط المشاركة في قافلة جماعة عرار.

3) قرار رقم (3/ مجلس ادارة/ 2019) التنسيب للهيئة التنفيذية لمؤسسة عرار العربية للاعلام تكليف لجنة الرقابة الادارية والتنظيمية اعداد التعليمات التطبيقية لقافلة جماعة عرار للتواصل الثقافي والابداعي العربي.

رئيس مجلس الادارة
الرئيس التنفيذي
د. موسى الشيخاني