اولا : تم تعديل التعليمات التنفيذية لجماعة عرار للادب والثقافة والشعر العربي والنبطي والشعبي والتراث حيث جاء في المادة (5/ج) من التعليمات

قافلة جماعة عرار للتواصل الثقافي والابداعي العربي :

1) اقامة رحلات للتواصل الثقافي والابداعي العربي لاحد الدول العربية او العالمية بصورة دورية هدف هذه القافلة رحلات ثقافية ابداعية وادبية لهذه الدول يشارك فيها ادباء واديبات من كافة اصناف الادب والشعر والفن ، لتحقيق شعارعرار العرب ولكل العرب .. معا من اجل ثقافة عربية موحدة وانفتاح على الثقافات المختلفة في العالم وحوار الحضارات
2) اقامة مهرجان او امسيات قافلة جماعة عرار للتواصل الثقافي والابداعي العربي (للشعر الفصيح والنبطي والشعبي ) بمشاركة الشعراء والشاعرات المشاركين في القافلة ومن الدولة المضيفة للقافلة.
3) المشاركة في فعاليات القافلة مدفوع تكاليفها من قبل المشارك وفق ما يتم الاعلان عنه من قبل جماعة عرار بشأن القافلة المنوي اقامتها.
4) تعتمد جماعة عرار جهات سياحية وثقافية في الوطن العربي والعالم لاستقبال القافلة.
5) يصدر مجلس الادارة التعليمات التطبيقية لادارة القافلة وكذلك تتضمن كافة شروط المشاركة في قافلة جماعة عرار.

ثانيا : تم تعديل التعليمات التطبيقية لقافلة جماعة عرار وجاء فيها المادة (3) منها تعريف مهام الهيئة الإدارية لقافلة جماعة عرار للتواصل الثقافي والابداعي العربي :
1. تشكل الهيئة الادارية للقافلة من قبل مجلس ادارة جماعة عرار للأدب والثقافة والشعر العربي والنبطي والشعبي والتراث بالعالم بناء على تنسيب رئيس مجلس الادارة من (9) أعضاء بما فيهم رئيس الهيئة الادارية ويتم تسمية نائباً لرئيس الهيئة الادارية وأمينا عاما وناطقا رسميا ومسؤول العلاقات العامة وامينا للصندوق واربعة اعضاء يتم تسميتهم لمهام مختلفة وفق مصلحة عمل القافلة، بالاضافة الى عضوية رؤساء المكاتب الاقليمية والفروع بحكم عملهم في جماعة عرار ويقوم رئيس الفرع الذي ستقام القافلة في مقر عمل فرعه بمتابعة عمل الهيئة الادارية والعمل على نجاح القافلة وبرنامجها والاشراف على كافة قرارات الهيئة الادارية بهذا الشأن ، على ان يشكل من كافة الدول العربية ويعين لمدة سنتين او اكثر ويجوز لمجلس ادارة جماعة عرار إعادة هيكلة الهيئة الادارية للقافلة كليا او جزئيا او اعادة تسمية احد اعضاؤها بما في ذلك مصلحة المؤسسة وجماعة عرار والقافلة ووفق هذه التعليمات .

ثالثا : يقرر مجلس ادارة جماعة عرار بناء على تنسيب رئيس المجلس د. موسى الشيخاني ما يلي :
• اعادة تشكيل الهيئة الإدارية لقافلة جماعة عرار للتواصل الثقافي والابداعي العربي على النحو التالي :
1. د. موسى الشيخاني / رئيسا للهيئة الادارية.
2. الشاعر محمد الثوعي / نائبا لرئيس الهيئة الإدارية.
3. د. فايزة النعيمي / امينا عاما للهيئة الادارية.
4. الاستاذة الشاعرة لمياء العلوي / ناطقا رسميا ومسؤولة العلاقات العامة.
5. الاستاذة خدو مني / امينا للصندوق.
6. الشاعرة حسناء حفظوني / عضوا في الهيئة الادارية لشؤون المهرجانات والامسيات الشعرية.
7. الشاعرة خديجة الزيغيغي / عضوا في الهيئة الادارية لشؤون العروض والاستقبال والاتصال في دول المغرب العربي.
8. الاستاذة كارين العاشق / عضوا في الهيئة الادارية لشؤون السياحة والتنظيم في المشرق العربي.
9. الاستاذة الكاتبة سعاد الورفلي / عضوا في الهيئة الادارية لشؤون الادارة.

• رؤساء الفروع واعضاء مجالس ادارة الفروع معنيين في ادارة القافلة التي ستقيم نشاطاتها في منطقتهم.
• تجتمع الهيئة الإدارية لقافلة جماعة عرار للتواصل الثقافي والابداعي العربي لتحديد الدول التي ستنطلق لها وتطلق منصة الالكترونية لاستقبال الطلبات للمشاركة فيها.

جاء في التعليمات التطبيقية لعمل قافلة جماعة عرار للتواصل الثقافي والابداعي العربي المادة (3/2) منها بشأن مهام الهيئة الادارية للقافلة ما يلي:
1. • تكون مهام الهيئة الادارية للقافلة ما يلي:
• اقامة رحلات للتواصل الثقافي والابداعي العربي لاحد الدول العربية او العالمية بصورة دورية هدف هذه القافلة رحلات ثقافية ابداعية وادبية وفنية والتعرف على الموروث الشعبي والسياحة الاثرية واقامة مهرجانات في هذه الدول يشارك فيها ادباء واديبات من كافة اصناف الادب والشعر والفن ، لتحقيق شعارعرار العرب ولكل العرب .. معا من اجل ثقافة عربية موحدة وانفتاح على الثقافات المختلفة في العالم وحوار الحضارات.
• اقامة او المشاركة في مهرجان او امسيات لقافلة جماعة عرار للتواصل الثقافي والابداعي العربي (للشعر الفصيح والنبطي والشعبي ) بمشاركة الشعراء والشاعرات المشاركين في القافلة ومن الدولة المضيفة للقافلة.
• اعتماد المؤسسات الثقافية والسياحية والشخصيات والجهات الخاصة والحكومية في الدولة التي ستقام بها القافلة والتنسيبب لمجلس ادارة جماعة عرار الموافقة عليها وتوقيع الاتفاقيات اللازمة معها بهذا الشأن.
• الاشراف على تنظيم القافلة وتشكيل اللجان الخاصة بها .
• دراســـة العروض المقدمة من الجهات المساندة والراعية للقافلة والتنسيق معها لنجاح القافلة والتنسيب لمجلس ادارة جماعة عرار للأدب والثقافة والشعر العربي والنبطي والشعبي والتراث بالعالم الموافقة عليها .
• اختيار الاماكن التي ستزورها القافلة ووضع برنامج القافلة يتضمن كافة التفاصيل .
• اعداد تقرير مالي من قبل امين الصندوق يتضمن كافة التفاصيل والتكاليف للقافلة وكلفة المشاركة في القافلة لكل مشارك.
• تكليف رئيس واعضاء مجلس ادارة الفرع المنوي اقامة القافلة في بلده الاشراف على التنظيم والاستقبال للقافلة والاتصال مع كافة الجهات المساندة والراعية للقافلة.
• نشر الاعلانات والتصاريح الصحافية حول اقامة القافلة ووجهتها ودعوة المشاركين للمشاركة فيها من خلال المنصة الاكترونية التي سيتم اعدادها لاستقبال المشاركات .
• اعداد عقود المشاركة في قافلة جماعة عرار للتواصل الثقافي والابداعي العربي وتوقيعها مع المشاركين قبل انطلاق القافلة وفق ما ورد في هذه التعليمات بشأنها .
• تشكيل لجنة مالية من رئيس الهيئة الادارية ونائبة والناطق الرسمي للقافلة والامين العام وامين الصندوق للاشراف على كافة ايرادات ونفقات القافلة .
• اعداد التقارير االادارية والمالية بعد الانتهاء من فعاليات القافلة تقدم الى مجلس ادارة جماعة عرار للأدب والثقافة والشعر العربي والنبطي والشعبي والتراث بالعالم خلال مدة لا تتجاوز اسبوع لتقيم فعاليات القافلة ونجاحها لتلاشي المعيقات والاخفاقات مستقبلا.
• وضع برنامج سنوي للدول التي ستزورها القافلة والعمل على تحقيقها من خلال المكاتب الاقليمية والفروع .

كما جاء التعليمات التطبيقية للقافلة جاء في المادة المادة (4) منها بخصوص شروط المشاركة في قافلة جماعة عرار للتواصل الثقافي والابداعي العربي :
1. 1. المشاركة في فعاليات القافلة مدفوع تكاليفها من قبل المشارك وفق ما يتم الاعلان عنه من قبل جماعة عرار والهيئة الادارية للقافلة في هذا الشأن.
2. يتم تقديم الطلب من خلال المنصة الالكترونية التي ستعد من قبل جماعة عرار لاستقبال طلبات المشاركة في كل قافلة على حدة.
3. يرسل المشارك بتعهد موقع منه عبر المنصة الالكترونية يؤكد مشاركته في القافلة .
4. يقوم المشارك بدفع تكاليف المشاركة مسبقا للهيئة الادارية للقافلة ويتكفل بتقديم صورة عن جواز سفره ساري المفعول لمدة ستة شهر على الاقل وكذلك الحصول على الاذن بالسفر والتاشيرات اللازمة للسفر.
5. تقوم الهيئة الادارية من خلال جماعة عرار بارسال كتاب رسمي بالموافقة على المشاركة لكل مشارك ليقدمه للجهات المعنية للحصول على الموافقات الازمة.
6. في حال انسحاب المشارك بعد دفع تكاليف مشاركته في القافلة لا يحق له المطالبة باعادة المبلغ المسدد وذلك لاستمرار اقامة القافلة التي هي عمل جماعي يهدف الى التواصل الثقافي والابداعي العربي .
7. يحق للهيئة الادارية للقافلة ولجماعة عرار الغاء القافلة لاي سبب من الاسباب وتقوم باعادة كافة المبالغ المدفوعة من المشاركين .
8. يوقع المشارك عقد المشاركة في القافلة وفق الشروط التي تضعها الهيئة الادارية للقافلة ومجلس ادارة جماعة عرار ويلتزم بكافة الشروط الخاصة بالعقد.
9. يلتزم المشارك في برنامج القافلة ولا يجوز له الاعتراض على البرنامج ويجوز للهيئة الادارية للقافلة تغير بنود برنامج القافلة وفق المستجدات الطارئة .
10. في حال عدم استقبال اي مشارك في القافلة من قبل الجهات المختصة بالدولة المقام فيها القافلة يفقد حقه بالمشاركة ولا يحق له المطالبة باعادة رسوم مشاركته في القافلة.
11. الاقامة في الفنادق والجهات التي تختارها الهيئة الادارية القافلة ويجوز له اختيار كيفية الحجز وفق العقد الذي سيوقع معه بهذا الشأن.
12. يلتزم المشارك استخدام وسائل النقل المعتمدة من قبل الهيئة الادارية للقافلة وفي حال عدم استخدامه لها يقوم على نفقته الخاصة استخدام وسائل بديلة ويلتزم بخط سير القافلة ويتحمل مسؤولية ذلك.
13. تعرض كافة العقود قبل اقرارها على المستشار القانوني لجماعة عرار للأدب والثقافة والشعر العربي والنبطي والشعبي والتراث بالعالم لاجازتها حسب الاصول.

• سيتم تنفيذ برنامج قوافل جماعة عرار للتواصل الثقافي والابداع العربي بعد انتهاء جائحة كورنا وفق الدول التي سيتم الاتفاق عليها.